اين تحقيق اهدافي را دنبال مي‌كند كه عبارتند از: بررسي نقش زير ساخت هاي لازم در پياده سازي سيستم اتوماسيون اداري(گردش مكانيزه مكاتبات)درمدارس شهرستان آستارا. براي دستيابي به اين اهداف چهار فرضيه مطرح كرديم كه عبارتند از:
1- فرهنگ سازمانی مناسب در اجراوپیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.
2- زير ساخت هاي سخت افزاري ونرم افزاری در اجرا وپیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.
3- دانش و مهارت كاركنان در اجرا وپیاده سازی بهینه سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.
4- میزان تشریح دقیق گردش كار دستی در مدارس جهت اجرا وپیاده سازی سیستم اتوماسیون اداری تاثیر مثبت دارد.
روش گردآوري داده‌ها به صورت ميداني بوده و از پرسشنامه بر مبناي طيف ليكرت و مصاحبه براي جمع آوري داده‌ها استفاده شده است. جامعه آماري شامل عوامل اجرایی مدارس دولتی شهرستان آستارا بوده است و در زمان انجام اين تحقيق تعداد كل ايشان درحدود250 نفر مي‌باشد.روش نمونه گيري بصورت غیر تصادفی بوده و بر اين اساس تعداد 130پرسشنامه توزيع شده و تعداد 116 پاسخنامه سالم و قابل سرشماري، دريافت گرديده است. براي سنجش اعتبار(پايايي) پرسشنامه از روش آلفاي‌كرونباخ با استفاده از نرم افزار SPSS استفاده گردید که پایایی مناسبی بدست آمد. می توانید این پژوهش رشته مدیریت منابع انسانی را به صورت فایل word دانلود نمایید.
مقدمه
سازمان ها را در عصر جدیداز بکارگیری سیستم های کامپیوتری وتکنولوژی اطلاعات ورسانه های پیش رفته گریزی نیست وآینده از آن آنانی است که با شناخت دقیق وصحیح ،محاسن و معایب این سیستم ها را موشکافانه مورد امعان نظر قرار داده واز تجربه دیگران درس بگیرند بدون اینکه هزینه های آن تجربه را مجدداً تقبل نمایند (صرافی زاده،1380). هر مدیری به دنبال بهبود وضعیت فعلی و پیشرفت سازمان تحت مدیریت خویش می باشد، بدیهی است کلیه تصمیمات و تغییرات در تمامی سازمانها و شرکتها اعم از خصوصی، غیر خصوصی و غیر انتفاعی در این راستا صورت می پذیرد. .مدیران دریافته اند اجرای تغییرات به خودی خود کار چندان مشکلی نیست، بلکه دستیابی به اهداف تغییر ، اجرای موفق آن و فراهم آوردن زمینه ها و عوامل موفقیت است که نیازمند بررسی،ارائه استراتژی ، تامین منابع لازم و... می باشد.
بيان مساله
امروزه در عصر سرعت و ارتباطات و با وجود شبكه هاي جهاني خارجي و داخلي (Internet , Intranet )، پايه و اساس ايجاد موضوعات مختلف بر مبناي سرعت انتقال داده ها از جائي به جاي ديگر و امكان دسترسي سريع و آسان به داده ها پايه ريزي ميشود . علاوه بر این خود موضوع ارتباطات نيزازاين موضوع مستثنی نبوده و امروزه از اهميت ويژه اي برخوردار است و چون بخش مهمي از ارتباطات هر سازماني را ، مكاتبات آن سازمان تشكيل مي دهد ، لذا اهميت اين موضوع در مكاتبات هر سازمان نيز خود را نشان مي دهد(خامه چی،1386).
در روشهاي سنتي و البته معمول فعلي ، مكاتبات سازماني (چه داخلي و چه خارجي) با استفاده از نامه نگاري هاي معمول و بواسطه كاغذ انجام مي پذيرد ، البته ممكن است در اين راستا ، براي ارسال مكاتبات فوري تر از دستگاههائي مانند نمابر نيز استفاده شود ، ولي آنچه مهم است اينكه همواره از اين روشها استفاده نمي‌شود .(خامه چی،1386)
در ميان نظامهاي مكانيزه، سيستم‌هاي اتوماسيون اداري بخش قابل توجهي از سيستم‌هاي نرم افزاري موجود در بازار هستند كه به صورت فراگير در سازمانهاي دولتي و خصوصي، راه اندازي شده يا در شرف استقرار مي‌باشند. هر روز به تعداد کاربران اين سيستم‌ها اضافه شده و سازمانها به سرعت سيستم‌های سنتی و دستي خود را با سيستم‌های جديد و مکانيزه جايگزين مي‌کنند. بستر سخت افزاري و نرم افزاري مناسب، انتظار مكاتبات بدون كاغذ را براي ايجاد سهولت در كار كاربران و نيز سرعت بخشيدن به انجام امور اداري به وجود آورده است(ecep.ir).
ضرورت و اهميت تحقيق
از دستاوردهاي عصر ارتباطات و فناوري اطلاعات در جهان، اجراي برنامه‌هايي چون دولت الكترونيكي و نيز اتوماسيون اداري است كه خود موجب كاهش رفت و آمدهاي درون‌شهري و برون‌شهري، ذخيره وقت و صرفه‌جويي در مصرف سوختهاي فسيلي و كاغذ و برخي ديگر از منابع رو به كاستي طبيعي دارد. در كشور ما اين مفاهيم به تدريج جايي براي خود باز مي‌كند و يك شاهد آنكه شهريورماه سال 1386، در زمينه برنامه دولت الكترونيك پس از رسيدن زيرساختهاي ارتباطي نظير كابلهاي فيبر نوري و شبكه اينترنت در كشور به سطح قابل قبول، درگاه خدمات الكترونيكي كشور رسما گشايش يافت.هم چنین ۳۰ وزارتخانه و دستگاه دولتي نيز مكلف شده‌اند هر سال ۵ خدمت از خدمات خود را از طريق اينترنت ارايه دهند (رضایی،1386،ص1).
در زمينه اتوماسيون اداري نيز كه از ديگر مظاهر عصر فراگيري فناوري اطلاعات(IT)در جهان است، بتدريج كارهايي در كشور صورت مي‌گيرد، اما موضوعاتي چون رسميت نيافتن امضا و پول الكترونيكي و تدوين نشدن مباحث حقوقي فضاي مجازي رايانه‌اي و اينترنتي، به اضافه عقب بودن نسبي كشور از فناوري روز ITدنيا، باعث شده كه اين برنامه با سرعتي بسيار كمتر از انتظار به پيش رود و اتوماسیون اداری یکی از مهمترین مسائل اجرایی مطروحه در هر سازمان باشد.(ساعدی،1386،ص2)
لذا با توجه به توضیخات فوق و با عنایت به اینکه موضوع پیاده سازی این سیستم ها در کشور ما امری تازه و روبه رشد می باشد ، ارايه تحقيقات و راهكارهاي سازنده در خصوص تعیین زیرساختهای موثر و نقش آنها در پیاده سازی موفق سیستم های مذکورو ساير موارد مرتبط با آن بسيار مفيد بوده و مطمئنا براي سازمان آموزش وپرورش و بسياري از سازمانهاي بزرگ دیگر كاربرد خواهد داشت .
قلمرو تحقیق
قلمرو موضوعی
این تحقیق از لحاظ موضوعی به طور کلی در قلمرو سیستم های اطلاعات مدیریت وبه طور ضمنی ، نرم افزار های ضروری مانند اتوماسیون اداری قرار داشته که در زمینه اجرای آن به نقش زیر ساختهای لازم برای استفاده موثر اتوماسیون پرداخته می شود.
قلمرو مکانی
قلمرو مکانی این تحقیق شامل کلیه مدارس دولتی شهرستان آستارا است که حداقل امکانات لازم برای راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری را دارا باشند.
ساختارگزارش تحقیق
این تحقیق در پنج فصل به شرح زیر تنظیم شده است :
فصل اول : در این فصل پرداختن به تبیین موضوع تحقیق، اهمیت ضرورت، اهدف، سوالات، فرضیه ها و متغیر های تحقیق مد نظر قرار گرفته است .
فصل دوم : در این فصل به ادبیات، مبانی نظری و پیشینه تحقیق پرداخته شده است .
فصل سوم : در این فصل به روش تحقیق، جامعه آماری و حجم نمونه مورد تحقیق، معرفی ابزار های جمع آوری اطلاعات، روایی و پایانی پرسشنامه پرداخته شده است .
فصل چهارم : در این فصل، اطلاعات از طریق پرسشنامه و مطالعه تحقیقات مشابه مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفته است .
فصل پنجم : در آخرین فصل از فصول پنجگانه این تحقیق ، پس از بیان نتایج حاصله و ارائه پیشنهاد هایی بر اساس آنها، محدودیتها ی تحقیق عنوان شده است .
فهرست مطالب
چکیده........................................................................................................................................ 1
فصل اول: کلیات تحقیق
1-1. مقدمه............................................................................................................................. 3
1-2. بیان مساله ........................................................................................................................ 3
1-3. ضرورت و اهمیت تحقیق..................................................................................................... 5
1-4. اهداف پژوهش................................................................................................................... 6
1-4-1.هدف اصلی.................................................................................................................... 6
1-4-2.اهداف فرعی................................................................................................................. 6
1-5.سوالات تحقیق.................................................................................................................... 6
1-5-1.سوال اصلی................................................................................................................... 6
1-5-2.سوالات فرعی........................................................................................................... 6
1-6. چارچوب نظری تحقیق.................................................................................................. 7
1-7. فرضیات پژوهش................................................................................................................ 8
1-7-1. فرضیه اصلی................................................................................................................ 8
1-7-2.فرضیه های فرعی........................................................................................................... 8
1-8 .تعاریف مفهومی و عملیاتی متغیر های تحقیق...................................................................... 9
1-8-1.فرهنگ سازمانی........................................................................................................... 9
1-8-2.زیر ساختهای سخت افزاری ونرم افزاری ................................................................... 9
1-8-3.دانش ومهارت کارکنان...................................................................................... 9
1-8-4.تشریح دقیق گردش کار دستی(مکاتبات اداری)............................................................ 9
1-8-5.اتوماسیون اداری ......................................................................................................... 10
1-8-6.مدارس شهرستان آستارا........................................................................................... 11
1-9. قلمرو تحقیق................................................................................................................ 11
1-9-1.قلمرو موضوعی.......................................................................................................... 11
1-9-2.قلمرو مکانی................................................................................................................... 11
1-9-3.قلمرو زمانی.................................................................................................................. 11
1-10. محدودیتهای پیش روی محقق.................................................................................... 11
1-11. ساختارگزارش تحقیق....................................................................................................... 12
فصل دوم: مبانی نظری وادبیات تحقیق
2-1. مقدمه ....................................................................................................................14
2-2. بخش اول : فن آوری اطلاعات ......................................................................................... 14
2-2-1. تاریخچه ....................................................................................................14
2-2-2. تعاریف فناوری اطلاعات .......................................................................................... 15
3-2-3. سیر تکامل فناوری اداری ............................................................................................ 17
3-2-3-1. دوره اول؛ فناوری اداری ........................................................................................... 17
3-2-3-2.دوره دوم ؛ یعنی فناوری رایانه............................................................................ 17
3-2-3-3.دوره سوم ؛ یعنی فناوری ارتباطات .................................................................................. 17
2 -2-4. نقش فناوری اطلاعات در سازمان .................................................................................... 18
2-2-5. بکارگیری اثربخش فناوری اطلاعات ........................................................................... 19
2-2-6. فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعات.................................................................... 19
2-2-7. اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی ......................................................................... 20
2-2-8. انواع سیستم های اطلاعاتی ............................................................................................ 21
2-2-9. ساختار سیستم های اطلاعاتی ....................................................................................... 21
2-2-9-1. شبکه ارتباطات اطلاعاتی ....................................................................................22
2-2-9-2. زیر ساخت (سخت افزار و نرم افزار شبکه ) 24............................................................
2-2-9-3. سیستم مدیریت پایگاه داده ها(DBMS) .................................................................25
2-2-9-4. سیستم پردازش عملیات (TPS) .........................................................................25
2-2-9-5. سیستم های کاری مبتنی بر دانش (KWS) .............................................................25
2-2-9-6. سیستم اطلاعات مدیریت(MIS) ...........................................................................25
2-2-9-7.سیستم اطلاعات تصمیم گیری(DSS) ........................................................................26
2-2-9-8. سیستم اطلاعات مدیران اجرایی(EIS) ........................................................................26
2-2-10. اتوماسیون اداری به عنوان یک سیستم فرعی MIS ...................................................... 26
2-2-11. مقایسه انواع سیستم های اطلاعاتی .......................................................................26
2-3. بخش دوم: سیستم اتوماسیون اداری ...........................................................................28
2-3-1. تاریخچه ......................................................................................................... 28
2-3-2. اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص ...........................................................29
2-3-3. اتوماسیون اداری (خودکاری اداری) ...................................................................... 30
2-3-4. گردش مکاتبات اداری............................................................................... 31
2-3-5. معایب و مشکلات نظام اداری غیر مکانیزه(مکاتبات اداری) .......................................... 32
2-3-6. دلایل استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری .................................................... 33
2-3-7. دلایل عدم استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری ........................................................ 33
2-3-8. مزایای استفاده از اتوماسیون اداری ..............................................................................33
2-3-8-1. با توجه به وجه مالی و جریان نقدینگی .......................................................................... 33
2-3-8-1-1. مزایای مستقیم ......................................................................................................34
2-3-8-1-2. مزایای غیر مستقیم ..............................................................34
2-3-8-2. در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی .........................................................34
2-3-9. مشکلات استفاده از اتوماسیون اداری................................................................... 36
2-3-10. استفاده کنندگان از سیستم اتوماسیون.......................................................... 37
2-3-10-1. مدیران .............................................................................................................37
2-3-10-2. کارمندان................................................................................................. 37
2-3-10-3. مشتریان ................................................................................................................... 37
2-3-10-4. کارمندان بایگانی و دبیرخانه................................................................................... 37
2-3-10-5. بشریت ..............................................................................................38
2-3-11. ارگونومی در مکانیزاسیون اداری: .................................................................................. 38
2-3-12. چالش های اتوماسیون اداری..................................................................................................... 38
2-3-13. تکنولوژی لازم برای مکانیزه کردن امور دفتری................................................................... 39
2-3-13-1. واژه پردازها................................................................................................. 40
2-3-13-2. نشر رومیزی ........................................................................................................... 41
2-3-13-3. کشو های بایگانی الکترونیکی............................................................. 41
2-3-13-4. پست الکترونیکی ............................................................................................ 41
3-3-13-5. پست صوتی ....................................................................................... 42
2-3-13-6. فاکس..................................................................................................................... 42
2-3-13-7. کنفرانس صوتی ....................................................................................... 43
2-3-13-8.کنفرانس ویدئویی.................................................... 44
2-3-13-9. کنفرانس های کامپیوتری................................................................................ 44
2-3-13-10. سند خوان ها .................................................................................. 44
2-3-13-11. ماشین های کپی هوشمند ............................................................................................ 44
2-3-14. انتخاب «ترکیب اتوماسیون اداری»برای مدیر....................................................................... 45
2-3-15. اجرای سیستم های اتوماسیون اداری................................................................ 45
2-3-16. شرایط استفاده از سیستم اتوماسیون اداری.................................................................... 46
2 -3-16-1. اطلاعات پایه ............................................................................................46
2-3-16-2. عملیات مربوط به نامه های وارده 46......................................................................
2-3-16-3. عملیات مربوط به نامه های صادر.ه.............................................................................. 46
2-3-16-4. عملیات مربوط به مکاتبات داخلی................................................................................. 47
2-3-16-5. عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری................................................. 47
2-3-16-6. عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده ........................................ 47
2-3-16-7. عملیات مربوط به بایگانی........................................................................... 47
2-3-16-8. عملیات مربوط به جستجو وبررسی .......................................................................... 47
2-3-16-9. عملیات مربوط به گزارش ها و مشاهدات................................................................ 47
2-3-16-10. امنیت حدود دسترسی............................................................................................... 48
2-3-17. تحقق دولت الكترونيك در ايران............................................................................................ 48
2-3-17-1. اتوماسيون فعاليتهاي اختصاصي ........................................................................48
2-3-17-2. اتوماسيون فعاليتهاي عمومي ..........................................................................49
2-3-18. مزایای دولت الکترونیکی ...........................................................................................49
2-4. بخش سوم: مفاهیم مرتبط با فرهنگ سازمانی ....................................................................... 50
2-4-1. ويژگيهاي فرهنگ سازماني .......................................................................................51
2-4-2. عوامل و اجزاء فرهنگ سازمانی .............................................................................52
2-5. بخش چهارم : وضعيت سیستم گردش مکاتبات در آموزش وپرورش .....................................53
2-5-1. معرفی سیستم اتوماسیون اداری ادارات آموزش وپرورش ومدارس .............................................. 54
2-6. بخش پنجم: نقد وبررسی تحقیقات انجام شده .........................................................................58
2-6-1. پيشينه پژوهش در ایران .........................................................................................58
2-6-1-1. پايان نامه 1 ....................................................................................................... 58
2-6-1-2. پايان نامه 2 ................................................................................................................ 59
2-6-1-3. پايان نامه 3 ................................................................................................... 59
2-6-1-4. پايان نامه 4.......................................................................................................... 60
2-6-2-5. پایان نامه 5 ................................................................................................... 60
2-6-1-6. پایان نامه 6 61......................................................................................................
2-6-1-7. پايان نامه 7 ...........................................................................................................62
2-6-2. پیشینه پژوهش در جهان .........................................................................................63
2-6-2-1. پژوهش کای .....................................................................................................63
2-6-2-2. پژوهش مارلیک وکولیس ........................................................................63
2-6-2-3.پ پژوهش گالستر .....................................................................................................64
2-6-2-4. پژوهش ریچارد ال.دفت ............................................................................................... 64
فصل سوم: روش تحقیق
3-1. مقدمه 67....................................................................................................
3-2. روش تحقیق ............................................................................................................ 67
3-3. دامنه پژوهش ................................................................................................................. 68
3-3-1. ابعاد پژوهش ................................................................................................... 69
3-3-2. متغيرها ...........................................................................................................69
3-4. جامعه آماری .................................................................................................................70
3-5. روش نمونه گیری 71.........................................................................................................
3 -6. بر آورد حجم نمونه .....................................................................................................71
3-7. معرفی ابزار های جمع آوری اطلاعات .........................................................71
3-7-1. مصاحبه ..............................................................................................................71
3-7-2. پرسشنامه .................................................................................................72
3-7-2-1. معرفی پرسشنامه ...................................................................................................72
3-7-2-2. تحلیل پرسشنامه ........................................................................................................73
3-8 . نحوه تطابق سوالات پرسشنامه با فرضيات و متغيرها ......................................................74
3-9. اعتبار یا روایی تحقیق ..........................................................................................74
3-10. اعتماد یا پایایی تحقیق .....................................................................................................75
3-11. نحوه بررسي فرضيات پژوهش ................................................................................................ 75
فصل چهارم: تجزیه وتحلیل داده ها
4-1. مقدمه ...................................................................................................................78
4-2. بخش اول: ويژگيهاي جمعيت شناختي .............................................................................78
4-2-1. جنسيت......................................................................................................................... 79
4-2-2. رده سنی....................................................................................................... 80
4-2-3. پست سازمانی.............................................................................................................. 80
4-2-4.سطح تحصيلات..................................................................................... 81
4-2-5. مقطع فعالیت....................................................................................................... 82
4-2-6.پشتیبانی مدیریت ارشد:................................................................................................... 83
4-2-7. فرهنگ کار تیمی.............................................................................................. 84
4-2-8 . ارائه الگوی موفق وتشویق................................................................................................... 85
4-2-9. بهینه کاری...................................................................................................................... 86
4-2-10. ایستگاه کاری سریع ........................................................................................................ 87
4-2-11. عدم کندی شبکه ..................................................................................................88
4-2-12. ایستگاه کاری مناسب......................................................................................... 89
4-2-13. رفع سریع مشکل سیستم .........................................................................................90
4-2-14. یک به یک بودن سیستم وکاربر .................................................................................91
4-2-15. آشنایی با مهارتهای پایه ...............................................................................................92
4-2-16. برگزاری دوره های تکمیلی .............................................................................................93
4-2-17. دوره آموزش اتوماسیون...................................................................................... 94
4-2-18. تحویل سیستم منوط به دانش اولیه کاربر..............................................................................95
4-2-19. روال مد ون برای گردش کار دستی .............................................................................96
4-2-20.جلوگیری از سردرگمی کاربران با انطباق فرایند گردش کاری و سیستم دستی موجود .....................97
4-2-21. سهولت وسرعت چرخش نامه ها با انطباق فرایندهای گردش کاری ...................................98
4-2-22. استقبال کارکنان از انطباق فرایندهای گردش کاری اتوماسیون 99..............................................
4-2-23. اجرای سیستم اتوماسیون اداری در مدارس شهرستان آستارا ...........................................100
4-3. بخش دوم: بررسی فرضیات................................................................................. 101
4-3-1. فرضيه 1 ..........................................................................................................101
4-3-2. فرضيه 2.............................................................................................................. 102
4-3-3. فرضيه 3 ........................................................................................................102
4-3-4. فرضيه 4 ................................................................................................................103
4-3-5. بررسی فرضیه اصلی تحقیق 104.........................................................................................
4-4. بخش سوم : ساير يافته‌هاي تحقيق ..........................................................................................104
4-4-1. اولويت فرضيات.................................................................................................... 104
4 -4-2. بررسي موجوديت عوامل مستقل در جامعه آماري................................................................... 105
4-4-2-1. وجود فرهنگ سازماني مناسب ..............................................................106
4-4-2-2. وجود زير ساختهاي نرم و سخت افزاري مناسب............................................................ 107
4-4-2-3. دستيابي به سطح مطلوب دانش و مهارت كاركنان .........................................................108
4-4-2-4. تشريح دقيق گردش كار دستي براي اجراي بهتر سيستم مكانيزه ..................................109
4-4-3. مقايسه نهايي پاسخ به نحوه اجرای عوامل مستقل در مدارس شهرستان آستارا 110...................
فصل پنجم: نتیجه گیری و پیشنهادها
5-1. مقدمه .......................................................................................113
5-2. بحث و نتيجه‌گيري 113....................................................................................................
5-3. تحليل نتایج ...........................................................................................................115
5-4. پیشنهادها بر اساس یافته های تحقیق..................................................................................... 116
5 -5. پیشنهادها بر اساس محدودیتها............................................................................. 116
5-6. پيشنهادهایی براي تحقيقات آينده............................................................................................ 117
5-7. محدودیتهای تحقیق ..................................................................................................... 117
پیوست ها .............................................................................................................. 118
منابع و مآخذ 155.....................................................................................................................
فهرست منابع فارسی ......................................................................................................156
فهرست منابع غیرفارسی............................................................................................... 159
چکیدۀ انگلیسی ....................................................................................................................... 160