فصل اول : تشکیلات دفترخانه[۲]
مبحث اول : انتخاب سر دفتر و وظایف سردفتر
هر دفترخانه از یک سردفتر و دفتریار تشکیل می شود . به چگونگی انتخاب سردفتر و دفتریار اشاره
می کنیم و انتخاب سردفتر و وظایف سردفتر در ماده ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی : (( اداره امور دفترخانه اسناد رسمی به عهده شخصی است که با رعایت مقررات این قانون بنا به پیشنهاد سازمان ثبت اسناد و املاک کشور با جلب نظر مشورتی کانون سردفتران و به موجب ابلاغ وزیر دادگستری منصوب و سردفتر نا میده می شود)) .
[۳] آزمون سردفتری اسناد رسمی با آگهی که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مستند بر طبق ماده ۳ آئین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی در روزنامه های کثیرالانتشار مراتب به اطلاع متقاضیان می رساند و از این طریق جایگزین شرایط برگزیده می شوند . پس از معلوم شدن صلاحیت عمومی سردفتری از قبیل آزمایشات تخصصی بدنی و تائیدیه پزشکی قانونی و عدم اشتهار به فساد عقیده مفتخر به اخذ ابلاغ سردفتری از سازمان ثبت می شود .
متقاضی سردفتری در آزمون شفاهی که از ایشان به عمل می آید باید به سوالات حقوق جزا ، مدنی ، تجارت ، ثبت ، قانون دفاتر اسناد و املاک ، احکام ، قرآن ، بینش اسلامی ، قانون اساسی متون فقه ، عقیدتی سیاسی ، آئین نامه ها و بخشنامه های ثبتی پاسخ دهد .
جهت افتتاح دفترخانه برابر ماده ۷۴۰ ، دفاتر اسناد رسمی که به سردفتری انتخاب می شوند مکلف اند حداکثر ظرف ۳ ماه از تاریخ صدور ابلاغ نسبت به تشکیل دفترخانه اقدام نمایند والا ابلاغ آن ها کان لم یکن خواهد بود و این در حالی است که با توجه به اینکه هزینه خرید دفتر خانه زیاد می باشد و پیدا کردن مکان مناسب برای اجاره بسیار دشوار می باشد . باید در خصوص مهلت فوق الاشاره تجدید نظر نمود و زمان بیشتری را به این امر اختصاص داد .
مسئولیت اداره امور دفتر خانه به عهده سردفتر بوده و عدم امضای سردفتر در اسناد موجب سقوط اعتبار اسناد می شود .
مبحث دوم : انتخاب دفتریار و وظایف دفتریار
ماده ۳ قانون دفاتر اسناد رسمی بیان می دارد ، دفتریار به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر مقررات این قانون منصوب می شود و هر دفترخانه علاوه بر یک دفتریار که سمت معاونت دفترخانه و نمایندگی سازمان ثبت را دارد می باشد و دفتریار اول نامیده می شود و می تواند یک دفتریاردوم نیز داشته باشد و در بند ۳ ماده ۶ بیان شده که سایر لیسانس ها به شرط داشتن ۳ سال سابقه دفتریاری در دفترخانه به عنوان معاون سر دفتر مشغول به کار می شود ؛ با توجه به اینکه طبق قانون دفتریار اول به عنوان نماینده سازمان ثبت اعلام گردید عملا هیچ گونه روابط اداری با سازمان ثبت نخواهد داشت و به عنوان مسئول امور مالی دفترخانه انجام وظیفه می نماید و البته از معضلات عمده که در جامعه سردفتران و دفتریاران وجود دارد نگاه کارکنان سازمان ثبت به ایشان دید مغرضانه ای است و متاسفانه تعامل چندانی با دفترخانه ندارند البته در حد رابطه رئیس و رئوس می باشد .
فصل دوم : اموری که در دفترخانه باید انجام گیرد ( ماده ۴۹ قانون ثبت و ماده ۵۷ قانون آئین دادرسی مدنی )
محبث اول : ثبت اسناد مطابق مقررات قانون و تنظیم اسناد غیر منقول
قبل از ثبت هر سندی در دفترخانه اولین مساله ای که مطرح می شود این است که این سند مخالف نظم عمومی ، اخلاق حسنه و مخالف قوانین نباشد ، کلیه مفاد قانونی باید رعایت گردد .
برای نمونه : جهت ثبت انتقال قطعی غیرمنقول ابتدا باید از حوزه ثبتی مربوط استعلام به عمل آید که اصالت سند برابری مندرجات سند با دفتر املاک و عدم بازداشتی یا ترهین سند به دفترخانه اعلام گردد ، پاسخ این استعلام اگر محل وقوع دفترخانه و اداره ثبت در یک شهر است یک ماه و دوایر و شعب تابعه همان حوزه ۴۵ روز است [۴] و بر حسب مورد به دارایی ، شهرداری ، دهیاری ، منابع طبیعی ، جهاد کشاورزی استعلامات مربوطه ارسال می گردد و پس از اعلام بلامانع بودن مراجع ذی ربط صلاح سردفتر به دفتر ممنوع المعامله محجورین مراجعه نموده و باتوجه به بخش نامه سازمان ثبت در خصوص عدم ممنوع المعامله بودن افراد اقدام به ثبت سند می شود و همان طور که در آئین دادرسمی مدنی ممکن است [۵] دادرس در مقام تنظیم و نوشتن رأی و پیش از امضای آن ، ممکن است سهو قلم رخ دهد .
ماده ۳۰۹ قانون آئین دادرسی دادگاه های عمومی و انقلاب مقرر نموده که سهو قلم تا وقتی که از حکم درخواست تجدید نظر نشده توسط دادگاه رأی به در خواست ذی نفع تصحیح شود .
در تنظیم سند قطعی غیر منقول نیز چنین موردی ( سهو قلم ) پیش بینی می شود و مکتوب می شود ، فروشنده ضمن همین سند خریداری نمائیده و خود قرارداد که در صورت بروز هر گونه اشتباه یا سهو قلم در تنظیم این سند در دفتر خانه حاضر و بدون تغییر در ارکان و ماهیت سند نسبت به اصلاح سند مذکور و تنظیم و امضاء اقرار نامه اصلاحی آن اقدام نماید و بعد در ذیل سند به استعلامات مربوطه استناد نموده و هزینه متعلقه به همراه شماره مرجع پیگیری و اوراق مصرفی را اعلام می نماید . پس از احراز هویت متعاملین از ایشان امضاء اخذ می گردد و سند به امضاء سردفتر و دفتریار می رسد و به مهر دفترخانه مهمور می گردد ، پس از ترخیص سند خلاصه معامله ای که به امضاء متعاملین و سردفتر و دفتریار رسیده از طریق سامانه املاک به حوزه ثبتی معامله مربوطه ارسال می گردد ، سپس اصل خلاصه معامله جهت درج در دفتر املاک به حوزه ثبتی ذیر ربط ارسال می گردد تا آخرین تغییرات در دفتر املاک اداره ثبت درج گردد .