خرید و تدارکات یکی از قدیمی ترین فعالیتهای سازمانها برای دستیابی به هدفهایشان است. در پروژه های پیمانکاری و طرح های سرمایه گذاری نیز خرید و تدارکات مواد اولیه، نیروی انسانی و ... بخش عمده‌ای از فعالیتهای تیم پروژه را به خود اختصاص می دهد. اهمیت دیگر فرایندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان، از جمله: خرید، مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و ... بوده، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. شما می توانید این تحقیق مدیریت در زمینه تدارکات و روش های خرید را به صورت فایل word دانلود نمایید.
مدیریت خرید و تدارکات در پروژه
خرید و تدارکات یکی از مهمترین فعالیتهای تیم های پروژه است. این فرایندها با تمامی ارکان و بخشهای پروژه در ارتباط بوده، هر گونه اختلال در آن منجر به ایجاد اشکال در روند اجرایی پروژه های عمرانی و تاخیر در تحویل طرح سرمایه گذاری می شود. فرایند خرید و تدارکات در پروژه، شامل: مراحل برنامه ریزی، شناسایی منابع، درخواست، برگزاری و داوری مناقصه، مراحل انعقاد قرارداد، اجرای قرارداد، اختتام قرارداد است. یکی از راههای کسب موفقیت، دانستن دلائل ناکامی و دوری جستن از آنها برای دست یافتن به ارزشهای بالاتر است. عواملی مختلفی باعث کندی روند خرید و تدارکات می شوند و یکی از راه کارهایی که باعث افزایش بهره‌وری سیستم خرید و تدارکات می شود، پیاده سازی و اجرای سیستم تدارکات بهنگام است که بر اساس کشش تقاضا ، طراحی شده است. در این مقاله ضمن ارائه خلاصه مراحل مدیریت خرید و تدارکات پروژه های عمرانی و سرمایه گذاری، به ارائه برخی از راهکارهایی که منجر به افزایش اثربخشی بیشتر فرایند خرید و تدارکات اقدام شده پرداخته می‌شود.
مقدمه
خرید و تدارکات یکی از قدیمی ترین فعالیتهای سازمانها برای دستیابی به هدفهایشان است. در پروژه های پیمانکاری و طرح های سرمایه گذاری نیز خرید و تدارکات مواد اولیه، نیروی انسانی و ... بخش عمده‌ای از فعالیتهای تیم پروژه را به خود اختصاص می دهد. در طرحهای عمرانی و سرمایه گذاری، مقصود از خرید، تنها برآوردن نیازمندیهای پروژه نیست، بلکه هدف از خرید، دستیابی به مواد مورد نیاز پروژه، طبق زمانبندی و کیفیت مورد نیاز، برای رسیدن به موقعیت نهایی و تحویل به موقع طرح سرمایه گذاری است.
اهمیت دیگر فرایندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان، از جمله: خرید، مالی، انبارداری، پرسنلی، تولید، تعمیر و نگهداری، طراحی و تحقیق و توسعه، مهندسی و ... بوده، رابطه کاری کم و بیش فعالی با تمامی ارکان سازمان دارد. چنین ارتباطهایی هنگامی اهمیت خود را بیشتر نمایان خواهد کرد که بدانیم بخش خرید و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می‌کند. علاوه بر بخشها، فرایندهای بسیاری نیز در سازمانها و به ویژه در سازمانهای مجری پروژه ها، به وسیله فرایند خرید و تدارکات به یکدیگر پیوند می خورند.
اهمیت خرید و تدارکات بهنگام
درسیستم بهنگام (JIT)، مواد و خدمات مورد نیاز پروژه دقیقاً در زمانی که به آن نیاز است، تامین می شود. در پروژه هایی که از سیستم تدارکات بهنگام استفاده می‌کنند، زمان خرید خود را در سفارشهای کوچک، درست موقعی که بخواهند نیازهای طرح را مرتفع سازند، برنامه‌ریزی می کنند. جریان سفارش معمولاً از لحظه اعلام نیاز توسط تیم اجرای پروژه آغاز می‌شود. فرایند خرید و تدارکات براساس کشش تقاضا سازماندهی می‌شود. تامین کنندگان نیز باید فرهنگ و آمادگی ارسال مواد سالم و بی‌عیب و نقص به صورت مکرر و در مقادیر کوچک را داشته باشند. در این سیستم، ذخیره سازی و انبارداری مواد و ملزومات به حداقل می‌رسد ولی خطر ایجاد اختلال در فرایند تولید افزوده می شود.
فرایند مدیریت خرید و تدارکات پروژه‌های عمرانی
فرایند خرید و تدارکات، شامل عملیاتی بسیار گسترده و پیچیده است که به مدیریت بسیار سنجیده، حرفه ای و اثر بخش نیاز دارد. اثربخشی فرایند خرید و تدارکات، سهم بزرگی در موفقیت طرحهای سرمایه گذاری دارد. صاحبنظران مراحل فراوان و مختلفی را برای فرایند خرید و تدارکات پروژه ترسیم کرده اند که در اغلب آنها این فرایندها با برنامه‌ریزی تدارکات پروژه آغاز می شود. از آنجاییکه هدف از برنامه ریزی، تعیین اقلام مورد نیاز و زمان تهیه آنهاست، برنامه‌ریزی دارای دو بعد کلی مواد و خدمات مورد نیاز و زمانبندی دسترسی به آنها می‌باشد.
روشهای مدیریت اثربخش خرید و تدارکات پروژه
به کارگیری برخی اصول و شرایط می تواند پروژه را به سوی انجام مناسب و بموقع فعالیتهای خرید و تدارکات هدایت و مدیران پروژه را در این فعالیت مهم یاری رساند. در زیر برخی از این موارد به اختصار بیان می شود.
- تهیه برنامه یکپارچه به گونه‌ای که برنامه زمانی تدارکات، برنامه زمانی سفارش، زمان سفارش تدارکات و انبارداری و کنترل موجودیها به همراه برنامه‌ریزی برای سایر فرایندهای پروژه به صورت یکپارچه تهیه شود.
- سرعت بخشیدن به چرخه خرید و تدارکات از راه اعلام زمانبندی مواد و خدمات مورد نیاز به تهیه کنندگان و انعقاد قرارداد با فروشندگان معتبر.
- انعقاد قراردادهای خرید با تهیه کنندگان و تنظیم دقیق آن با توجه به شرایط هرپیمان. بستن قرارداد با فروشندگان نباید به منزله محدودیت در گزینه های انتخابی تیم پروژه باشد یا باعث آن شود. چنین قراردادی هم می تواند به صورت رسمی و هم غیر رسمی باشد.
- در اختیار داشتن و پیش بینی جایگزین‌های مناسب در مورد کالا و خدماتی که احتمال تاخیر در مورد آن انتظار است یا حتی در مورد تمامی کالا و خدمات مورد نیاز.
انواع روشهای خرید کالا
روشهای متنوعی برای خرید کالاها در شرکت های بازرگانی بکار می رود که از جمله می توان به خرید نقد،خرید نسیه(اعتباری)، خرید از طریق پیش پرداخت ها و خرید اقساطی اشاره کرد.
نتیجه گیری
منظور از خرید و تدارکات طرحهای عمرانی، تمامی امور مرتبط با خرید بهنگام کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام همه فرایندها و عملکرد پروژه است که هدف از آن ارائه راه حلی جامع، منظم و سیستماتیک است که به یکپارچه سازی مبانی ارتباط با فروشندگان و پیمانکاران می انجامد. این فرایندها دست کم شامل برنامه ریزی، شناسایی منابع، درخواست و استعلام، برگزاری و داوری مناقصه، خرید، مراحل انعقاد و اجرایی قرارداد، کنترل و نظارت موثر می باشند. هدف نهایی از مدیریت خرید و تدارکات در طرح های عمرانی، فراهم سازی بهینه احتیاجات پروژه، برای اتمام و تحویل به موقع و کیفی طرح است. اهمیت دیگر فرایندهای خرید و تدارکات از آنجا ناشی می شود که خرید و تدارکات در رابطه مستمر و دائمی با تمامی بخشهای سازمان است. همچنین بخش خرید و تدارکات نقش رابط و واسطه معتبری بین ارکان داخلی یک سازمان، با بسیاری از مراکز خارج از سازمانی را نیز ایفا می کند.